Crédit photo : © SDIS 13


Le Service DĂ©partemental d’Incendie et de Secours des Bouches-du-RhĂŽne (SDIS 13) est un des plus importants SDIS de France et secourt plus de 110 000 personnes chaque annĂ©e. Il comprend plus de 5 000 sapeurs-pompiers professionnels et volontaires, Ă  partir de 1 512 VĂ©hicules de Secours et d’Assistances aux Victimes sur 62 centres d’incendie et de secours. GĂ©rer les demandes de matĂ©riels et la maintenance des Ă©quipements, souvent dans l’urgence, demande une organisation draconienne. La gouvernance du SDIS 13 a donc souhaitĂ© engager une rĂ©novation des outils de gestion et restructurer l’ensemble des processus mĂ©tiers portant sur la gestion logistique de ses Ă©quipements. Les enjeux sont importants : amĂ©liorer la coordination entre les services, optimiser la gestion des commandes et offrir une traçabilitĂ© complĂšte des actions engagĂ©es.

 

Une approche fédérative et partagée par tous les métiers

Chaque intervention des sapeurs-pompiers nĂ©cessite quasiment systĂ©matiquement le reconditionnement du matĂ©riel : biomĂ©dical, ARI (Appareil Respiratoire Isolant), EPI (Équipement de Protection Individuelle)
 mais aussi du matĂ©riel de support aux interventions (informatique, moyens de transmission), d’oĂč l’importance d’une gestion des stocks prĂ©cise et d’un rĂ©approvisionnement rapide.

 

« L’objectif initial Ă©tait d’harmoniser nos outils informatiques pour la gestion de ses Ă©quipements et fĂ©dĂ©rer tous les services. En effet, le SDIS 13 s’appuyant sur le corps dĂ©partemental des sapeurs-pompiers dispose d’un volume important de moyens et Ă©quipements lui permettant d’assurer ses missions de secours (vĂ©hicules, ARI, EPI, habillement, matĂ©riel biomĂ©dical, moyens de transmission
) ainsi que du matĂ©riel de support (informatique, patrimoine). Il Ă©tait indispensable pour nous de disposer d’un SIU (SystĂšme d’Information UnifiĂ©) permettant de  nous aider Ă  gĂ©rer ces moyens,  restructurer nos processus mĂ©tiers et simplifier les dĂ©marches des utilisateurs.

À la base, lorsqu’un utilisateur avait besoin d’un nouvel Ă©quipement ou d’une rĂ©paration, sa demande Ă©manait de canaux diffĂ©rents selon le mĂ©tier. Force Ă©tait de constater que l’absence d’un systĂšme de gestion globale devenait problĂ©matique et compliquĂ© autant pour les utilisateurs que les gestionnaires mĂ©tiers.

La nouvelle solution devait ĂȘtre capable de coordonner nos diffĂ©rents groupements : le technique et la logistique, les systĂšmes d’information et communication, la gestion du patrimoine, et le biomĂ©dical. Nous nous devions d’ĂȘtre exigeants, car les enjeux sont Ă©normes. »

 

Nathalie Abbes, Chargée de mission GSIC au sein du Service Pilotage et Conception du PÎle de la programmation et du soutien techniques du SDIS 13

 

Une Gestion globale des moyens et Ă©quipements

« Nous avons alors lancĂ© une action de parangonnage sur le marchĂ© des solutions de gestion du patrimoine. À l’issue d’une consultation nous permettant de nous assurer de choisir le bon prestataire, nous avons demandĂ© des dĂ©monstrations sur 15 scĂ©narios tirĂ©s de situations rĂ©elles rĂ©currentes. GrĂące Ă  leur expĂ©rience avec d’autres SDIS et leur connaissance de nos mĂ©tiers, ISILOG connaissait dĂ©jĂ  notre mĂ©tier et vocabulaire. Cela leur a permis de modĂ©liser trĂšs rapidement des rĂ©ponses aux cas d’usages qui ont su nous convaincre. Nous avions aussi une rĂ©elle problĂ©matique d’UX (User eXperience), et l’intuitivitĂ© de leur plateforme, sa convivialitĂ© nous a beaucoup convaincu. Aujourd’hui, c’est nous qui avons fini par adopter leur vocabulaire technique ! »

 

Nathalie Abbes, Chargée de mission GSIC au sein du Service Pilotage et Conception du PÎle de la programmation et du soutien techniques du SDIS 13

 

Multifonctionnelle, la solution IWS permet de gérer à la fois les demandes, les incidents, les achats, la maintenance et la transmission des informations aux différents services concernés.

 

« ConcrĂštement, dĂšs qu’ils retournent d’intervention, nos pompiers peuvent directement, faire la demande de rĂ©paration ou rĂ©approvisionnement grĂące aux catalogues accessibles sur le portail. De l’habillement aux vĂ©hicules, en passant par l’informatique, des fiches produits complĂštes sont disponibles et permettent aux utilisateurs de sĂ©lectionner le matĂ©riel prĂ©cis dont ils ont besoin. Chaque demande est ensuite transmise aux Ă©quipes compĂ©tentes pour prise en charge et traitement. C’est un rĂ©el changement pour tout le monde, dans le bon sens du terme, avec la traçabilitĂ© et la simplicitĂ© attendues ! »

 

Nathalie Abbes, Chargée de mission GSIC au sein du Service Pilotage et Conception du PÎle de la programmation et du soutien techniques du SDIS 13

 

Un suivi des demandes de bout en bout

RebaptisĂ©e « Logiciel de Gestion des Moyens et Équipements Â» au sein du corps dĂ©partemental, la phase de test de la solution IWS dĂ©bute en juin 2019 sur 22 stations pilotes. Pour aider Ă  la conduite du changement, l’équipe projet a mis en place une politique d’encadrement de proximitĂ© et des rĂ©fĂ©rents utilisateurs dans chaque entitĂ©.

 

« Le bĂ©nĂ©fice principal rĂ©side dans le suivi des demandes de A Ă  Z, ce qui Ă©tait compliquĂ© avec l’ancien systĂšme. L’automatisation des circuits d’approbation permet Ă  chacun, utilisateur et encadrement, d’avoir une traçabilitĂ© complĂšte des demandes et du suivi de leur avancement. Les demandes sont traitĂ©es plus efficacement et plus rapidement grĂące au systĂšme de validation mis en place. Des circuits d’approbation permettent de dispatcher les demandes d’autorisations aux responsables concernĂ©s suivant le type de demande. Évidemment, cela permettra, Ă  terme, aussi d’avoir une gestion des stocks et une traduction budgĂ©taire plus Ă©laborĂ©e, le portail Ă©tant connectĂ© avec notre logiciel financier. L’outil est convivial, simple d’utilisation : il rĂ©pond parfaitement Ă  nos attentes et nos spĂ©cificitĂ©s !

Nous sortons Ă  peine de la phase pilote, avec de trĂšs bons retours et aussi beaucoup de demandes d’évolutions pour la suite. La dynamique de la gestion de projet autour des acteurs concernĂ©s a Ă©tĂ© porteuse de conviction pour les Ă©quipes. C’est trĂšs encourageant pour eux de voir que la solution suscite de l’engouement ! La prochaine Ă©tape est d’ouvrir de nouvelles fonctionnalitĂ©s, des interfaces avec d’autres applicatifs. Le projet LGME n’en est donc qu’à ses dĂ©buts, nous avons encore Ă  minima 50 entitĂ©s, Ă©tat-major et territoriales, sur lesquelles nous devons le dĂ©ployer ! »

 

Nathalie Abbes, Chargée de mission GSIC au sein du Service Pilotage et Conception du PÎle de la programmation et du soutien techniques du SDIS 13

 

Pour partager leur expĂ©rience avec les autres SDIS, les sapeurs-pompiers du SDIS 13 seront prĂ©sents sur le CongrĂšs national des Sapeurs-Pompiers 2019 et organiseront l’édition 2020 Ă  Marseille.