Crédit photo : © SDIS 13
Le Service Départemental d’Incendie et de Secours des Bouches-du-Rhône (SDIS 13) est un des plus importants SDIS de France et secourt plus de 110 000 personnes chaque année. Il comprend plus de 5 000 sapeurs-pompiers professionnels et volontaires, à partir de 1 512 Véhicules de Secours et d’Assistances aux Victimes sur 62 centres d’incendie et de secours. Gérer les demandes de matériels et la maintenance des équipements, souvent dans l’urgence, demande une organisation draconienne. La gouvernance du SDIS 13 a donc souhaité engager une rénovation des outils de gestion et restructurer l’ensemble des processus métiers portant sur la gestion logistique de ses équipements. Les enjeux sont importants : améliorer la coordination entre les services, optimiser la gestion des commandes et offrir une traçabilité complète des actions engagées.
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Une approche fédérative et partagée par tous les métiers
Chaque intervention des sapeurs-pompiers nécessite quasiment systématiquement le reconditionnement du matériel : biomédical, ARI (Appareil Respiratoire Isolant), EPI (Équipement de Protection Individuelle)… mais aussi du matériel de support aux interventions (informatique, moyens de transmission), d’où l’importance d’une gestion des stocks précise et d’un réapprovisionnement rapide.
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« L’objectif initial était d’harmoniser nos outils informatiques pour la gestion de ses équipements et fédérer tous les services. En effet, le SDIS 13 s’appuyant sur le corps départemental des sapeurs-pompiers dispose d’un volume important de moyens et équipements lui permettant d’assurer ses missions de secours (véhicules, ARI, EPI, habillement, matériel biomédical, moyens de transmission…) ainsi que du matériel de support (informatique, patrimoine). Il était indispensable pour nous de disposer d’un SIU (Système d’Information Unifié) permettant de nous aider à gérer ces moyens, restructurer nos processus métiers et simplifier les démarches des utilisateurs.
À la base, lorsqu’un utilisateur avait besoin d’un nouvel équipement ou d’une réparation, sa demande émanait de canaux différents selon le métier. Force était de constater que l’absence d’un système de gestion globale devenait problématique et compliqué autant pour les utilisateurs que les gestionnaires métiers.
La nouvelle solution devait être capable de coordonner nos différents groupements : le technique et la logistique, les systèmes d’information et communication, la gestion du patrimoine, et le biomédical. Nous nous devions d’être exigeants, car les enjeux sont énormes. »
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Nathalie Abbes, Chargée de mission GSIC au sein du Service Pilotage et Conception du Pôle de la programmation et du soutien techniques du SDIS 13
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Une Gestion globale des moyens et Ă©quipements
« Nous avons alors lancé une action de parangonnage sur le marché des solutions de gestion du patrimoine. À l’issue d’une consultation nous permettant de nous assurer de choisir le bon prestataire, nous avons demandé des démonstrations sur 15 scénarios tirés de situations réelles récurrentes. Grâce à leur expérience avec d’autres SDIS et leur connaissance de nos métiers, ISILOG connaissait déjà notre métier et vocabulaire. Cela leur a permis de modéliser très rapidement des réponses aux cas d’usages qui ont su nous convaincre. Nous avions aussi une réelle problématique d’UX (User eXperience), et l’intuitivité de leur plateforme, sa convivialité nous a beaucoup convaincu. Aujourd’hui, c’est nous qui avons fini par adopter leur vocabulaire technique ! »
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Nathalie Abbes, Chargée de mission GSIC au sein du Service Pilotage et Conception du Pôle de la programmation et du soutien techniques du SDIS 13
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Multifonctionnelle, la solution IWS permet de gérer à la fois les demandes, les incidents, les achats, la maintenance et la transmission des informations aux différents services concernés.
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« Concrètement, dès qu’ils retournent d’intervention, nos pompiers peuvent directement, faire la demande de réparation ou réapprovisionnement grâce aux catalogues accessibles sur le portail. De l’habillement aux véhicules, en passant par l’informatique, des fiches produits complètes sont disponibles et permettent aux utilisateurs de sélectionner le matériel précis dont ils ont besoin. Chaque demande est ensuite transmise aux équipes compétentes pour prise en charge et traitement. C’est un réel changement pour tout le monde, dans le bon sens du terme, avec la traçabilité et la simplicité attendues ! »
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Nathalie Abbes, Chargée de mission GSIC au sein du Service Pilotage et Conception du Pôle de la programmation et du soutien techniques du SDIS 13
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Un suivi des demandes de bout en bout
Rebaptisée « Logiciel de Gestion des Moyens et Équipements » au sein du corps départemental, la phase de test de la solution IWS débute en juin 2019 sur 22 stations pilotes. Pour aider à la conduite du changement, l’équipe projet a mis en place une politique d’encadrement de proximité et des référents utilisateurs dans chaque entité.
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« Le bénéfice principal réside dans le suivi des demandes de A à Z, ce qui était compliqué avec l’ancien système. L’automatisation des circuits d’approbation permet à chacun, utilisateur et encadrement, d’avoir une traçabilité complète des demandes et du suivi de leur avancement. Les demandes sont traitées plus efficacement et plus rapidement grâce au système de validation mis en place. Des circuits d’approbation permettent de dispatcher les demandes d’autorisations aux responsables concernés suivant le type de demande. Évidemment, cela permettra, à terme, aussi d’avoir une gestion des stocks et une traduction budgétaire plus élaborée, le portail étant connecté avec notre logiciel financier. L’outil est convivial, simple d’utilisation : il répond parfaitement à nos attentes et nos spécificités !
Nous sortons à peine de la phase pilote, avec de très bons retours et aussi beaucoup de demandes d’évolutions pour la suite. La dynamique de la gestion de projet autour des acteurs concernés a été porteuse de conviction pour les équipes. C’est très encourageant pour eux de voir que la solution suscite de l’engouement ! La prochaine étape est d’ouvrir de nouvelles fonctionnalités, des interfaces avec d’autres applicatifs. Le projet LGME n’en est donc qu’à ses débuts, nous avons encore à minima 50 entités, état-major et territoriales, sur lesquelles nous devons le déployer ! »
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Nathalie Abbes, Chargée de mission GSIC au sein du Service Pilotage et Conception du Pôle de la programmation et du soutien techniques du SDIS 13
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Pour partager leur expérience avec les autres SDIS, les sapeurs-pompiers du SDIS 13 seront présents sur le Congrès national des Sapeurs-Pompiers 2019 et organiseront l’édition 2020 à Marseille.